Samenvatting Case study
Opdrachtgever en sector: VolkerWessels, bouw & infrastructuur
Ingezette Matchlab expertises: Recruitment Technologie, ATS Migratie, Consultancy en Training
Doorlooptijd: 1 maand
Kernresultaten:
Binnen één maand een volledig nieuw recruitmentlandschap gerealiseerd zonder onderbreking van lopende processen;
Meer overzicht, transparantie en schaalbaarheid dankzij een centrale recruitmentstructuur in Recruitee;
Een toekomstbestendig recruitmentfundament dat klaar is voor verdere groei binnen VolkerWessels.
Voor VolkerWessels is recruitment geen ondersteunend proces. Het is een belangrijke motor achter groei. Met duizenden medewerkers en verschillende werkmaatschappijen is het essentieel dat recruitmentprocessen overzichtelijk, schaalbaar en efficiënt zijn ingericht.
Daarom nam VolkerWessels afscheid van het recruitmentsysteem Connexys Bullhorn. De ambitie was duidelijk:
binnen één maand overstappen naar een nieuwe, volledig operationele recruitmentomgeving.
Samen bouwen aan een schaalbaar recruitmentframework
Dit is een ambitieuze doelstelling. Zeker voor een organisatie met meerdere bedrijven, veel recruiters en uiteenlopende rollen in het wervingsproces.
De uitdaging lag niet alleen in de technische migratie. De nieuwe omgeving moest direct werkbaar zijn voor de hele organisatie, zonder verlies van informatie en zonder dat recruitment stil kwam te liggen.
Samen met VolkerWessels ontwikkelde Matchlab een aanpak gebaseerd op ons recruitment framework. Het doel: snelheid combineren met structuur.
Binnen korte tijd werd een nieuwe omgeving ingericht met meerdere Recruitee-licenties. Hierdoor kon iedere werkmaatschappij binnen VolkerWessels in een eigen omgeving werken, terwijl de onderliggende structuur en processen centraal werden ingericht.
Zorgvuldige datamigratie en gerichte training
Een belangrijk onderdeel van het project was ook de datamigratie vanuit het oude systeem naar Recruitee. Vacatures en actieve recruitmentprocessen uit Connexys Bullhorn zijn zorgvuldig overgezet naar de nieuwe omgeving, zodat lopende procedures konden doorgaan zonder onderbreking en er geen waardevolle informatie verloren ging.
Recruiters uit de verschillende bedrijven binnen VolkerWessels werden opgeleid als beheerders van hun eigen omgeving. Daarnaast organiseerden we inloopsessies en gerichte trainingen voor HR, teamleiders, reviewers en andere vacaturehouders.
Zo wist iedereen vóór de livegang precies wat er van hen werd verwacht en kon de organisatie snel verder werken in de nieuwe omgeving.
Inzicht, overzicht en een schaalbare inrichting
De nieuwe recruitmentomgeving werd ingericht met een duidelijk uitgangspunt: segmentatie waar nodig, overzicht waar mogelijk.
Binnen VolkerWessels opereren verschillende bedrijven relatief zelfstandig. Denk bijvoorbeeld aan KWS en VolkerWessels BVGO (Bouw & Vastgoedontwikkeling). Daarom zijn meerdere Recruitee-omgevingen ingericht.Hierdoor blijft informatie gescheiden en hebben teams alleen toegang tot hun eigen data.
Tegelijkertijd hebben we de vacatures uit deze verschillende omgevingen technisch samengebracht op het VolkerWessels jobplatform. Voor kandidaten ontstaat daardoor één centrale plek waar alle vacatures zichtbaar zijn.
Voor de kandidaat voelt het als één platform. Achter de schermen blijft de structuur van de verschillende organisaties intact.
Resultaat: overzicht, transparantie en een betere kandidaatbeleving
Binnen één maand stond er een volledig werkend recruitmentlandschap.
VolkerWessels migreerde succesvol van een legacy systeem naar een moderne recruitmentomgeving waarin overzicht en transparantie centraal staan.
Recruiters hebben beter inzicht in hun pipeline en kunnen efficiënter samenwerken met hiring managers. Voor kandidaten is het proces duidelijker en toegankelijker geworden. Vacatures zijn centraal vindbaar en het sollicitatieproces verloopt overzichtelijker.
De nieuwe omgeving zorgt daarmee niet alleen voor een technische verbetering, maar ook voor een betere kandidaatbeleving.
Trots op een ambitieuze operatie
Een migratie van deze omvang binnen één maand vraagt om samenwerking, focus en vertrouwen.
Recruiters, HR-teams en hiring managers werkten intensief samen om de overgang mogelijk te maken. Door trainingen, sessies en een duidelijke structuur kon de organisatie snel schakelen en bleef recruitment gewoon doorgaan.
Het resultaat is een recruitmentfundament dat klaar is voor verdere groei.
Bron afbeelding: FD
Benieuwd hoe jouw organisatie recruitment slimmer kan organiseren?
Door technologie, structuur en samenwerking te combineren ontstaat een proces dat niet alleen sneller werkt, maar ook beter aansluit bij kandidaten en teams.
