Hoe Woonbedrijf binnen één maand een nieuwe recruitmentomgeving realiseerde

Via Recruitee kwam Woonbedrijf in contact met ons. Als specialist in recruitmenttechnologie namen wij de volledige implementatie voor onze rekening, zodat de inrichting van het ATS en de ontwikkeling van de werkenbij-website binnen één samenhangend traject konden worden uitgevoerd.

Met slechts één maand beschikbaar was er weinig ruimte voor vertraging. Daarom werkten onze teams vanaf het begin intensief samen, met heldere verantwoordelijkheden, directe communicatielijnen en een gezamenlijke planning. Tweemaal per week werd de voortgang besproken, zodat openstaande vragen snel konden worden beantwoord en beslissingen direct konden worden genomen.

Die manier van samenwerken zorgde ervoor dat Woonbedrijf grip hield op de inhoudelijke keuzes, terwijl Matchlab de technische uitvoering en voortgang bewaakte. Niet door zoveel mogelijk tegelijk te willen doen, maar door voortdurend scherp te blijven op wat nodig was voor een succesvolle livegang.

Een succesvolle ATS-implementatie begint niet bij het activeren van software, maar bij het bepalen hoe recruitment in de praktijk moet werken. Daarom brachten we samen eerst de belangrijkste processen, functionaliteiten en afhankelijkheden in kaart.

• Welke onderdelen moesten direct beschikbaar zijn?
• Waar lagen de prioriteiten?
• En welke werkzaamheden konden ook na de livegang worden afgerond?

Vanuit die afbakening richtten we Recruitee in op basis van de recruitmentprocessen van Woonbedrijf. Sollicitatieworkflows, gebruikersrollen, e-mailtemplates en automatische kandidaatcommunicatie kregen een plek binnen één centrale omgeving. Ook de benodigde koppelingen werden meegenomen, zodat recruiters met een goed werkend systeem aan de slag konden.

Tegelijkertijd werd bewust gekozen voor een gefaseerde oplevering. De rapportages werden buiten de eerste implementatiefase geplaatst en gepland voor ongeveer zes weken na de livegang. Daarmee bleef de focus liggen op een betrouwbare overstap, zonder dat de verdere ontwikkeling van het recruitmentproces uit beeld verdween.

Naast het ATS speelde ook de werkenbij-website een belangrijke rol in de overstap. Woonbedrijf wilde de herkenbare uitstraling en het bestaande werkgeversverhaal behouden, maar de website voortaan onderbrengen binnen Recruitee CareersHub.

We gebruikten de bestaande website als uitgangspunt en bouwde deze opnieuw op binnen het CMS van Recruitee. Zo bleef de vertrouwde uitstraling voor kandidaten behouden, terwijl de technische omgeving aansloot op het nieuwe recruitmentsysteem.

Door de website en het ATS als één geheel te benaderen, ontstond een samenhangende recruitmentomgeving. Voor kandidaten bleef de kennismaking met Woonbedrijf herkenbaar, terwijl recruiters achter de schermen met een vernieuwde werkwijze aan de slag konden.

In september en oktober 2026 realiseerden Woonbedrijf en Matchlab de overstap van Connexys naar Recruitee. Zowel het nieuwe recruitmentsysteem als de nagebouwde werkenbij-website gingen volgens planning live. Daarmee werd de belangrijkste doelstelling van het project behaald: binnen de beschikbare maand een werkende recruitmentomgeving opleveren.

De belangrijkste resultaten op een rij:

• Een succesvolle migratie van Connexys naar Recruitee binnen één maand
• Een vernieuwde werkenbij-website in Recruitee CareersHub
• Meer overzicht en minder administratieve handelingen voor recruiters
• Een centrale recruitmentomgeving die verdere optimalisatie mogelijk maakt

De impact zit niet alleen in het behalen van de deadline. Door processen overzichtelijker in te richten en administratieve werkzaamheden te verminderen, beschikt het recruitmentteam over een omgeving die beter aansluit op het dagelijkse werk. Dat creëert meer ruimte voor persoonlijk contact met kandidaten en een efficiëntere samenwerking binnen recruitment.

De overstap van Woonbedrijf laat zien dat een korte implementatietijd niet ten koste hoeft te gaan van een zorgvuldige aanpak. Juist wanneer de tijd beperkt is, worden duidelijke afspraken, wederzijds vertrouwen en betrokkenheid van beide projectteams extra belangrijk.

Door vanaf het begin gezamenlijk prioriteiten te stellen en regelmatig af te stemmen, konden we snel schakelen zonder het overzicht te verliezen. De succesvolle livegang was daarmee niet alleen het resultaat van technische expertise, maar vooral ook van een samenwerking waarin beide partijen wisten wat er nodig was.

Met de overstap naar Recruitee beschikt Woonbedrijf over een nieuwe basis voor recruitment, waarin technologie de dagelijkse werkzaamheden ondersteunt en ruimte biedt voor verdere ontwikkeling. Een resultaat dat laat zien wat mogelijk is wanneer een heldere aanpak, de juiste expertise en een intensieve samenwerking samenkomen.