PIA Group is een snelgroeiende organisatie binnen de accountancy en adviesbranche, met zo’n 25 aangesloten kantoren die ieder hun eigen identiteit en werkwijze hebben. Die decentrale kracht maakt de organisatie wendbaar en ondernemend, maar bracht tegelijkertijd ook complexiteit met zich mee.
Op het gebied van recruitment werd die complexiteit steeds zichtbaarder. Processen verschilden per label, systemen sloten niet op elkaar aan en een centraal overzicht ontbrak. Daardoor werd het lastig om te sturen op kwaliteit, doorlooptijd en schaalbaarheid.
De ambitie was daarom helder:
Eén centrale recruitmentaanpak die zorgt voor rust, overzicht en betere resultaten, zonder de eigenheid van de labels te verliezen.
Van losse initiatieven naar één koers
Matchlab stapte in als co-pilot om deze verandering te begeleiden. Niet met een standaardoplossing, maar met een aanpak die begon bij het begrijpen van de organisatie. Hoe werken de verschillende labels? Wat hebben zij nodig om succesvol te blijven? En waar ligt de gezamenlijke basis?
Vanuit die inzichten werkten we samen toe naar één duidelijke koers. Matchlab nam hierin de regie over het volledige traject, van consultancy en procesontwerp tot implementatie en training. Geen losse adviezen, maar een aanpak die breed werd gedragen binnen de organisatie en direct toepasbaar was in de praktijk.
Eén fundament dat werkt voor alle labels
Inzicht: De kern van de aanpak lag in het creëren van één gedeeld fundament voor recruitment. We begonnen met het in kaart brengen van de bestaande processen, zodat duidelijk werd waar verschillen zaten, waar overlap ontstond en waar kansen lagen om te standaardiseren.
Overzicht: Op basis daarvan ontwikkelden we een uniforme werkwijze die werkt voor alle labels. Een proces dat helder is ingericht, schaalbaar blijft en tegelijkertijd ruimte laat voor de praktijk van individuele kantoren.
Implementatie: Deze werkwijze vertaalden we naar een centrale ATS-oplossing in Recruitee, gekoppeld aan de nieuwe werken-bij omgeving van PIA Group. In samenwerking met webbouwer Winie realiseerden we een integratie waarbij vacatures automatisch worden doorgezet en kandidaten direct in het systeem instromen.
Om ervoor te zorgen dat de nieuwe werkwijze ook echt landt, begeleidden we alle labels in de adoptie met gerichte trainingen. Zo werd de technologie niet alleen geïmplementeerd, maar ook daadwerkelijk onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Meer grip op recruitment door één centrale aanpak
De impact van deze aanpak is direct merkbaar. Waar recruitment voorheen verspreid was over verschillende systemen en werkwijzen, is er nu
- Eén centraal ATS in Recruitee voor alle labels
- Volledig inzicht in vacatures, kandidaten en doorlooptijden
- Betere samenwerking en kennisdeling tussen teams
Dat zorgt voor rust, duidelijkheid en controle in het proces. Recruiters en HR-teams ervaren meer overzicht en minder afhankelijkheid van losse tools of handmatige stappen. Daardoor kan PIA Group gerichter sturen, sneller schakelen en continu verbeteren.
De basis ligt er nu om structureel te werken aan het verkorten van de time to hire en het verhogen van de kwaliteit van instroom. Recruitment is daarmee niet alleen beter georganiseerd, maar ook beter stuurbaar geworden.
Zoals de Recruitment Manager van PIA Group het verwoordt:
“Matchlab helpt ons op pragmatische en kundige wijze met de implementatie van zowel het ATS als werkenbij-sites cross-labels (>20) in Nederland. Samenwerking is heel prettig en kort op de bal!”
Een recruitmentfundament dat meegroeit met de organisatie
Met deze stap heeft PIA Group een stevig recruitmentfundament neergezet. Een aanpak die meegroeit met de organisatie, inzicht en overzicht biedt en dagelijks het verschil maakt in de praktijk.
Het laat zien dat recruitment centraliseren niet betekent dat je flexibiliteit verliest, maar juist dat je de basis creëert om beter samen te werken en sterker te groeien.
We denken graag met je mee
Sta jij voor een implementatie of optimalisatie van je ATS-oplossing?
