Waarom is de Vacancy Rate belangrijk?
Het is belangrijk om de Vacancy Rate voor jouw organisatie te berekenen om verschillende redenen:
1. Efficiëntie van werving: de Vacancy Rate helpt je te begrijpen of je wervingsproces goed werkt. Als dit percentage hoog is, kan dat betekenen dat er wellicht iets mis is met de manier waarop er nu talenten worden gezocht en aangenomen.
2. Kostenbeheersing: veel openstaande vacatures kunnen leiden tot extra kosten, zoals het inschakelen van bureaus voor de werving. Door de vacaturegraad in de gaten te houden, kun je geld besparen.
3. Productiviteit: openstaande vacatures kunnen de productiviteit en druk in je team(s) beïnvloeden. Als er te veel functies openstaan, kan er meer druk komen te staan op het huidige personeelsbestand en kan stress oplopen.
4. Talentmanagement: de Vacancy Rate helpt je problemen te identificeren en vervolgens te plannen hoe je met personeelstekorten omgaat en het belang van talentacquisitie.
Hoe bereken je de Vacancy Rate?
Het berekenen van de Vacancy Rate is vrij eenvoudig. Dit is de formule:
Vacaturegraad = (aantal openstaande vacatures / aantal totale banen) x 100
Hier een voorbeeld om het te verduidelijken:
Stel dat jouw organisatie in totaal werk voor 200 FTE heeft, en op dit moment zijn er 20 openstaande (fulltime) nvacatures. Dan is dit de berekening:
(20/200)x100 = 10%
Wat betekent de Vacancy Rate?
Nu je weet hoe je deze berekent, is het ook belangrijk om te begrijpen wat dit percentage betekent en wanneer deze ‘goed’ of ‘slecht’ is:
- Een lage vacaturegraad (<5%) betekent dat de meeste banen zijn ingevuld. Dit kan je zien als een ‘goede vacancy rate’ omdat het weinig druk levert op het huidige personeelsbestand en op de bedrijfsvoering.
- Een vacaturegraad tussen de 5% en 10% is niet slecht, maar wel iets om in de gaten te houden omdat het wellicht al voor problemen kan zorgen zoals verhoogde werkdruk.
- Een hoge vacaturegraad (>10%) wijst op problemen. Dit kan ofwel aan je wervingsproces liggen of aan andere problemen die voorkomen dat banen worden ingevuld (denk aan; krappe arbeidsmarkt of slechte reputatie)
Hoe verlaag je je Vacancy Rate?
Als je een hoge Vacancy Rate hebt, zijn er verschillende manieren om dit aan te pakken.
1. Verbeter je wervingsproces: bekijk hoe je nu nieuwe mensen zoekt, aanneemt en inwerkt en kijk hoe je dit proces sneller en/of efficiënter kunt maken.
2. Houd talent vast: zorg ervoor dat de mensen die al bij je werken, blijven. Een laag personeelsverloop helpt om de Vacancy Rate laag te houden.
3. Train opvolgers: identificeer belangrijke functies en zorg ervoor dat er mensen klaarstaan om die banen (deels) over te nemen als dat nodig is.
4. Werk samen met scholen: leg connecties met scholen en opleidingen om je instroom van nieuwe, goede kandidaten te vergroten.
5. Overweeg uitbesteding: bekijk of je sommige werkzaamheden of taken van medewerkers kunt uitbesteden om de behoefte aan meer/nieuw personeel te drukken.
Hoe technologie kan helpen
Iedere HR medewerker of Recruiter weet intussen dat technologische innovaties ook in hun vak niet meer weg te denken zijn. Technologie kan je ook helpen om je Vacancy Rate te verlagen. Bijvoorbeeld:
- Applicant Tracking Systemen (ATS): ATS-software helpt je bij het gemakkelijk beheren van vacatures, sollicitaties, het screenen van kandidaten en administratieve handelingen. Het kan erg veel tijd besparen en de Candidate Experience verbeteren.
- Gegevens/data-analyse: Er bestaan tools om trends onder je kandidaatdoelgroepen te spotten (zoals Linkedin Talent Insights) en problemen in je Candidate Journey op te sporen (Google Analytics of Matomo).
- Machine Learning en Kunstmatige Intelligentie (AI): deze hulpmiddelen kunnen je helpen de beste kandidaten te vinden op basis van data en prestaties. Het kan je ook helpen in de screening en beoordeling van kandidaten, door ze in een automatische pre-selectie te laten gaan.
- Online vacatures en sociale media: plaats je vacatures niet alleen op je eigen website en jobboards. Maak gebruik van social media en brede recruitment-marketing campagnes om meer en betere kandidaten te bereiken.
Conclusie
De Vacancy Rate is een handige metric in het HR- of recruitmentvak. Het helpt je bij het begrijpen van de efficiëntie van je wervingsproces, kostenbeheersing en de druk op het huidige personeelsbestand. Door de juiste strategieën te gebruiken en technologie te omarmen, kun je dit percentage effectief beïnvloeden!
