Recruitee implementeren: zo maak je recruitment écht beter

Voordat je ook maar één funnel inricht, wil je weten wat de implementatie moet opleveren. Moeten recruiters minder tijd kwijt zijn aan administratie? Wil je sneller feedback van hiring managers? Moet de time to hire omlaag? Of ontbreekt vooral het inzicht in waar kandidaten in het proces blijven hangen?

Dat gewenste resultaat bepaalt de inrichting.

Toch wordt tijdens implementaties vaak de omgekeerde route gekozen. Eerst worden de bestaande processen overgenomen, daarna kijken we wat Recruitee ermee kan. Het risico is dat ook oude gewoontes en inefficiënties gewoon meeverhuizen.

Recruitmentprocessen groeien namelijk vaak ongemerkt. Er komt een extra goedkeuring bij, een team wil een eigen werkwijze en voor een uitzondering ontstaat weer een nieuwe status. Jaren later weet niet iedereen meer waarom bepaalde stappen bestaan: ze zijn er gewoon.

Daarom loont het om het proces vóór de inrichting van begin tot eind te bekijken.

• Hoe ontstaat een vacature?
• Wanneer komt een hiring manager in actie?
• Waar wordt informatie dubbel vastgelegd?
• Waar ontstaat wachttijd?
• Welke stap zou eigenlijk niemand missen als je hem verwijdert?

Juist daar zit vaak meer winst dan in een extra functionaliteit.

Recruitee biedt veel mogelijkheden om processen af te stemmen op verschillende teams, vacatures en situaties. Handig, zeker in grotere organisaties. Maar het maakt het ook verleidelijk om iedere nuance in het systeem vast te leggen.

Voor sales komt een aparte funnel. IT werkt nét anders. Managementvacatures krijgen extra stappen. Een andere vestiging wil weer een uitzondering op het standaardproces. Iedere keuze afzonderlijk klinkt logisch, maar samen ontstaat al snel een omgeving die steeds meer uitleg nodig heeft.

Zoek daarom eerst naar wat hetzelfde kan.

Welke stappen gelden voor het grootste deel van de vacatures? Waar kunnen afdelingen prima dezelfde werkwijze gebruiken? En waar is een afwijking daadwerkelijk nodig?

Dat maakt niet alleen de implementatie overzichtelijker. Ook daarna profiteer je ervan. Nieuwe recruiters begrijpen sneller hoe het systeem werkt, hiring managers hoeven minder varianten te kennen en rapportages blijven beter vergelijkbaar.

Een complexe organisatie hoeft niet automatisch een complex ATS te hebben. Een goede inrichting maakt die complexiteit juist beheersbaar.

Veel vertraging in recruitment ontstaat op de momenten waarop niet duidelijk is wie aan zet is. Een recruiter wacht op feedback, een hiring manager verwacht een vervolgstap en ondertussen speelt een deel van het proces zich af in Teams, mailboxen en losse reminders. Een goede inrichting kan daar veel in veranderen.

Met duidelijke rollen, taken en notificaties kan Recruitee zichtbaar maken wie wanneer iets moet doen. Niet door meer proces toe te voegen, maar door verantwoordelijkheden op de juiste plek neer te leggen.

Daarom is het belangrijk om de mensen die straks met Recruitee werken al tijdens de implementatie te betrekken. Laat hiring managers kandidaten beoordelen, feedback geven en een vervolgstap uitvoeren. Laat recruiters een volledige procedure doorlopen.

Je merkt dan snel genoeg of iets logisch is. Wat voor iemand die dagelijks in Recruitee werkt vanzelfsprekend voelt, kan voor een hiring manager die één keer per maand inlogt onnodig ingewikkeld zijn.

Kijk daarbij ook naar de kandidaat. Een extra goedkeuringsmoment lijkt intern misschien klein, maar kan extern zomaar een paar dagen extra wachttijd betekenen. Hetzelfde geldt voor lange sollicitatieformulieren, vertraagde communicatie of onduidelijkheid over de volgende stap.

Een goed recruitmentproces werkt daarom voor drie partijen: recruiter, hiring manager en kandidaat. Als een stap voor geen van drieën echt waarde toevoegt, is het de moeite waard om te vragen waarom die stap er überhaupt is.

Automatisering is vaak een van de aantrekkelijkste onderdelen van Recruitee. Een automatisch bericht na een sollicitatie, een taak voor de hiring manager of een notificatie zodra een kandidaat naar een volgende fase gaat, kan veel handmatig werk besparen.

Maar ook een inefficiënt proces kun je uitstekend automatiseren.

Daarom is de volgorde belangrijk. Kijk eerst of een handeling nodig is. Kan hij weg, dan is dat meestal de beste oplossing. Kan hij niet weg, kijk dan of hij eenvoudiger kan. Pas daarna komt automatisering in beeld.

Gebruik techniek vooral voor repetitief werk, het voorkomen van fouten en momenten waarop iemand op tijd in actie moet komen. Daarmee ontstaat ruimte voor recruiters en hiring managers om hun tijd te besteden aan de onderdelen waar menselijk contact en inhoudelijk oordeel juist het verschil maken.

Techniek versterkt recruitment. Het hoeft het denkwerk vooraf niet over te nemen.

Rapportages komen tijdens een implementatie vaak pas aan het einde aan bod. Eerst zorgen dat het systeem werkt, daarna kijken we wel naar de dashboards. Alleen wordt de kwaliteit van die dashboards veel eerder bepaald.

Als je straks wilt weten hoe lang kandidaten gemiddeld in een fase blijven, welke recruitmentbronnen goed converteren of waar vertraging ontstaat, moet je vanaf het begin de juiste informatie vastleggen. En vooral: dat op een consistente manier doen.

Begin daarom niet met de vraag welke rapportages Recruitee kan maken. Bepaal eerst welke informatie je nodig hebt om recruitment beter te kunnen sturen.

Dat hoeven geen twintig KPI’s te zijn. Liever een beperkt aantal indicatoren waar recruiters en management daadwerkelijk iets mee doen. Bijvoorbeeld time to hire, doorlooptijd per fase, conversie of snelheid van feedback.

Daar hoort ook een duidelijke manier van registreren bij. Als teams dezelfde situatie verschillend verwerken, zie je dat uiteindelijk terug in de data. Geen enkel dashboard kan dat achteraf volledig oplossen. Meer data betekent dus niet automatisch meer inzicht. Betrouwbare data wel.

Voor de livegang wordt uiteraard getest. Alleen ligt de nadruk daarbij gemakkelijk op techniek. Werkt de koppeling? Kan iedereen inloggen? Komt de e-mail aan? Allemaal nodig, maar het zegt nog weinig over hoe het proces straks in de praktijk voelt.

Doorloop daarom een aantal realistische scenario’s van begin tot eind. Maak een vacature aan, laat iemand solliciteren, plan een gesprek, verzamel feedback, verstuur communicatie en rond het proces af. Neem daarbij ook de systemen rondom Recruitee mee, zoals de werkenbij-site, jobboards, agenda’s of het HRM-systeem.

Dan wordt zichtbaar of het geheel klopt:

• Kan een recruiter logisch en efficiënt werken?
• Weet een hiring manager wat er wordt verwacht?
• Ontvangt een kandidaat op het juiste moment de juiste communicatie?
• Wordt data goed vastgelegd?

Dat is uiteindelijk de echte test van een ATS-implementatie.

De livegang is een belangrijk moment, maar niet het eindpunt. Pas daarna zie je of de keuzes uit de implementatie in de praktijk ook het gewenste effect hebben.

Geven hiring managers sneller feedback? Zijn recruiters minder tijd kwijt aan administratie? Blijven kandidaten minder lang onnodig in een fase staan? Is recruitmentdata betrouwbaarder geworden? En ontstaat er beter inzicht in waar het proces vertraagt?

Welke resultaten belangrijk zijn, verschilt per organisatie. Precies daarom moet je vóór de implementatie bepalen wat je wilt verbeteren. Dan kun je na een paar maanden niet alleen vaststellen dat Recruitee werkt, maar ook of recruitment beter werkt.

Bewaak die eenvoud vervolgens ook na de livegang. Nieuwe wensen komen vanzelf. Een extra veld, een andere funnel of toch weer een uitzondering op het standaardproces. Soms is dat nodig, soms ook niet.

Blijf daarom bij iedere nieuwe wens dezelfde vraag stellen: welk probleem lossen we hiermee op?

Want een goede Recruitee-implementatie herken je uiteindelijk niet aan hoeveel er is ingericht. Je merkt het doordat de techniek steeds minder in de weg zit. Recruiters kunnen door, hiring managers weten wat er van hen wordt verwacht en kandidaten doorlopen een helder proces. Dan werkt je recruitment beter.

Sta je aan de vooravond van een Recruitee-implementatie of is jullie huidige omgeving in de loop van de tijd steeds complexer geworden? Matchlab kijkt verder dan de techniek alleen. We helpen om het recruitmentproces te vereenvoudigen en Recruitee zo in te richten dat het dat proces daadwerkelijk ondersteunt.

Zo wordt een nieuw ATS geen doel op zich, maar een middel om recruitment slimmer, overzichtelijker en effectiever te maken.

Meer weten over onze strategische ATS implementaties in Tellent Recruitee?