Samenvatting Case study
Opdrachtgever en sector: Medisch Spectrum Twente, Ziekenhuiszorg.
Ingezette Matchlab expertises: Recruitment Technologie, ATS koppeling, API Ontwikkeling en Consultancy.
Doorlooptijd: 6 weken.
Kernresultaten:
Maatwerk API-koppeling tussen het ATS systeem Recruitee en AFAS HR;
Ongeveer één uur tijdsbesparing per nieuwe medewerker;
Vrijwel geen invoerfouten meer dankzij automatische gegevensoverdracht;
Volledig digitaal personeelsdossier direct beschikbaar in AFAS.
Iedere nieuwe medewerker doorloopt niet alleen een sollicitatieproces, maar ook een administratief traject. Bij Medisch Spectrum Twente betekende dit dat gegevens uit Recruitee handmatig werden overgenomen in AFAS. Dat kostte tijd, vergrootte de kans op fouten en zorgde voor dubbel werk binnen recruitment en HR.
De wens was daarom niet simpelweg een technische koppeling, maar een proces waarin informatie automatisch wordt doorgegeven en beide afdelingen naadloos samenwerken. Niet door de werkwijze aan te passen aan de techniek, maar door technologie te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Samen met Matchlab ontwikkelde MST een maatwerk API-koppeling tussen Recruitee en AFAS. Daarmee verloopt de overgang van sollicitant naar medewerker volledig digitaal en beschikken recruitment en HR over dezelfde actuele informatie.
Een samenwerking waarin techniek en praktijk samenkomen
Een succesvolle integratie begint met een goed begrip van de praktijk. Daarom werkten recruitment, HR, HR-administratie, IT en Matchlab vanaf de start nauw samen. Wekelijkse overleggen en korte feedbackrondes maakten het mogelijk om snel te schakelen en de oplossing stap voor stap aan te laten sluiten op de dagelijkse werkzaamheden.
Matchlab ontwikkelde de technische koppeling, terwijl MST iedere fase testte in de praktijk. Zo werd niet alleen gecontroleerd of de techniek goed werkte, maar vooral of de oplossing recruiters en HR-medewerkers daadwerkelijk ontzorgde.
Die gezamenlijke aanpak zorgde voor een implementatie die vanaf de eerste dag aansluit op de manier waarop binnen MST wordt gewerkt.
Eén automatische gegevensstroom van Recruitee naar AFAS
Vanuit de gezamenlijke analyse ontwikkelde Matchlab een maatwerk API-koppeling tussen Recruitee en AFAS. Zodra een kandidaat wordt aangenomen, worden alle relevante gegevens automatisch doorgestuurd naar het HR-systeem. Persoonsgegevens, cv’s, motivatiebrieven en andere documenten worden direct onderdeel van het personeelsdossier, zonder handmatige invoer.
Ook de vrije velden binnen Recruitee zijn gekoppeld aan de inrichting van AFAS. Daardoor sluit de oplossing volledig aan op de processen van MST en blijft er ruimte om toekomstige ontwikkelingen eenvoudig toe te voegen.
Het resultaat is één betrouwbare gegevensstroom waarin recruitment en HR met dezelfde actuele informatie werken en administratieve handelingen tot een minimum worden beperkt.
Minder administratie, meer grip op het proces
De impact van de koppeling is direct merkbaar in de dagelijkse praktijk. Recruiters kunnen nieuwe medewerkers sneller overdragen aan HR, terwijl HR direct beschikt over een compleet en actueel personeelsdossier. Handmatige invoer behoort vrijwel volledig tot het verleden, waardoor ook de kans op fouten aanzienlijk is afgenomen.
Concreet resulteerde dit in:
- Ongeveer één uur tijdsbesparing per nieuwe medewerker
- Vrijwel geen invoerfouten meer dankzij automatische gegevensoverdracht
- Een volledig digitaal personeelsdossier dat direct beschikbaar is in AFAS
- Een efficiëntere samenwerking tussen recruitment en HR
- Een toekomstbestendig proces dat eenvoudig verder kan worden uitgebreid
De koppeling levert daarmee niet alleen tijdwinst op, maar ook meer overzicht, betrouwbaarheid en rust binnen het volledige instroomproces.
Technologie die mensen ondersteunt, ook in het onboardingproces
De koppeling vormt het fundament voor verdere digitalisering. Matchlab en Medisch Spectrum Twente werken inmiddels samen aan de volgende stap: een integratie met het onboardingproces, zodat de volledige candidate journey, van sollicitatie tot eerste werkdag, digitaal wordt ondersteund.
Zo gaat de oplossing verder dan het automatiseren van gegevensuitwisseling. Er ontstaat een toekomstbestendig recruitmentproces waarin systemen, processen en mensen naadloos samenwerken. Precies zoals wij technologie inzetten: niet om mensen te vervangen, maar om hen meer ruimte te geven voor het werk dat echt het verschil maakt.
We denken graag met je mee
Werk je met een ATS en AFAS en ben je benieuwd hoeveel tijd jouw recruitment- en HR-team kan besparen?
