Samenvatting Case study
Opdrachtgever en sector: Ziekenhuis St Jansdal, Ziekenhuiszorg.
Ingezette Matchlab expertises: Recruitment Technologie, ATS Implementatie, AFAS koppeling, Consultancy, Training en Projectmanagement.
Doorlooptijd: 9 maanden.
Kernresultaten:
Recruitee succesvol geïmplementeerd als centraal recruitmentplatform;
Slimme integratie tussen Recruitee en AFAS voor minder administratie en foutgevoelige handelingen;
Gestroomlijnde samenwerking tussen HR, recruitment en hiring managers;
Een gebruiksvriendelijk recruitmentproces dat aansluit op de dagelijkse praktijk binnen de zorg.
Jaarlijks verwerkt Ziekenhuis St Jansdal meer dan 5.000 sollicitaties. Dat vraagt om een recruitmentproces dat efficiënt werkt, zonder extra druk te leggen op recruiters, HR of leidinggevenden in de zorg.
De bestaande werkwijze vroeg nog veel handmatige handelingen en verschillende systemen sloten niet goed op elkaar aan. Tegelijkertijd groeide de behoefte aan een kandidaatervaring die beter aansluit op de verwachtingen van de huidige arbeidsmarkt. De ambitie was daarom helder:
“Een toekomstbestendig recruitmentproces waarin technologie ondersteunt, processen vereenvoudigt en zorgprofessionals zich kunnen richten op waar zij het verschil maken.”
Een implementatie waarin techniek en praktijk samenkomen
De samenwerking bouwde voort op een bestaande relatie en kenmerkte zich vanaf het begin door korte lijnen en een gezamenlijke aanpak. Gedurende negen maanden werkten HR, recruitment, IT, functioneel beheer en Matchlab nauw samen in een vaste sprintstructuur. Daardoor konden vraagstukken snel worden besproken en direct worden vertaald naar concrete oplossingen.
Matchlab nam daarbij niet alleen de technische implementatie voor zijn rekening, maar begeleidde het volledige traject. Van procesanalyse en inrichting tot trainingen, communicatie, testen, livegang en de integratie tussen Recruitee en AFAS. Zo kon het projectteam van St Jansdal zich richten op de inhoud, terwijl Matchlab zorgde voor structuur, voortgang en een succesvolle implementatie.
Eerst begrip van de praktijk, daarna implementeren
Een succesvol recruitmentproces begint niet bij software, maar bij de mensen die er dagelijks mee werken. Daarom startte het project met interviews en werksessies waarin recruiters en hiring managers hun ervaringen, wensen en knelpunten deelden.
Vanuit die inzichten werd het volledige recruitmentproces opnieuw ingericht. Niet vanuit de standaardmogelijkheden van een ATS, maar vanuit de dagelijkse praktijk binnen het ziekenhuis. Processen werden vereenvoudigd, communicatie geautomatiseerd en interviewplanning overzichtelijker gemaakt, zodat recruiters en leidinggevenden efficiënter kunnen samenwerken.
Daarnaast realiseerde Matchlab een koppeling tussen Recruitee en AFAS. Gegevens worden automatisch uitgewisseld, waardoor dubbele invoer verdwijnt en informatie altijd op de juiste plek beschikbaar is. Zo ontstond één centrale werkwijze waarin HR, recruitment en de zorgteams optimaal samenwerken.
Meer overzicht en minder administratie
De impact van de nieuwe werkwijze is iedere dag merkbaar. Waar voorheen verschillende systemen naast elkaar werden gebruikt, werkt St Jansdal nu vanuit één overzichtelijk recruitmentproces waarin informatie automatisch wordt verwerkt en altijd actueel is.
Concreet resulteerde dit in:
- Minder administratieve werkzaamheden voor HR, recruitment en hiring managers
- Een gebruiksvriendelijk recruitmentproces dat aansluit op de dagelijkse praktijk binnen de zorg
- Een professionele candidate journey met duidelijke communicatie en een transparant sollicitatieproces
- Betere samenwerking tussen HR, recruitment en zorgteams
- Recruitee als centraal recruitmentplatform, volledig geïntegreerd met AFAS
Door processen te vereenvoudigen en technologie slim in te zetten beschikt St Jansdal over een recruitmentfundament dat klaar is voor verdere groei en ontwikkeling.
Meer tijd voor zorg, minder tijd voor systemen
De grootste winst zit uiteindelijk niet in de techniek, maar in de ruimte die daardoor ontstaat. Recruiters besteden minder tijd aan administratieve werkzaamheden, hiring managers hoeven minder te schakelen tussen systemen en kandidaten ervaren een soepeler sollicitatieproces.
“Bij de herinrichting van recruitment binnen Ziekenhuis St Jansdal heeft Matchlab een belangrijke bijdrage geleverd aan de inrichting van Recruitee, in aansluiting op ons HR-systeem AFAS. De samenwerking met René Westen was vanaf het begin prettig, deskundig en stabiel. Twee jaar later kijken we daar nog steeds met trots op terug: Matchlab combineert inhoudelijke kennis met een snelle en kwalitatief sterke vertaling naar de praktijk.”
Karsten Bos
Recruiter, Ziekenhuis St Jansdal
Die combinatie van inhoudelijke kennis, praktische begeleiding en slimme technologie zorgt ervoor dat recruitment niet alleen efficiënter is ingericht, maar ook beter aansluit op de dagelijkse praktijk van een ziekenhuis.
Recruitmenttechnologie die de zorg ondersteunt
Een ATS implementeren is meer dan software configureren. Het vraagt om inzicht in processen, betrokkenheid van de organisatie en technologie die mensen ondersteunt in plaats van belast.
Samen met Ziekenhuis St Jansdal realiseerde Matchlab een recruitmentomgeving waarin processen, systemen en mensen naadloos samenwerken. Een toekomstbestendig fundament dat recruiters ondersteunt, hiring managers ontzorgt en kandidaten een professionele ervaring biedt vanaf het eerste contactmoment.
We denken graag met je mee
Wil jij jouw recruitmentproces ook professionaliseren en toekomstbestendig maken?
