Een ‘hiringplanning’ is nog lang niet bij elke organisatie aanwezig. Terwijl juist deze eenvoudige planning veel voordelen heeft, zeker in tijden van drukte of veel openstaande vacatures. Het kan helpen met het vormen van een strategie, het toebedelen van budget of als een operationele recruitmentplanning gedurende het jaar. Daarnaast is het ook een goed middel om weer met afdelingen om tafel te gaan en voorruit te kijken. Ondanks de voordelen merken wij dat een hiringplanning nog weinig wordt gebruikt.
Wat is een hiringplanning?
Een hiringplanning is een overzicht van de behoefte op het gebied van nieuw personeel voor een bepaalde periode, vaak een kalenderjaar. Deze sluit aan op de beoogde groei of koers van een organisatie, en op welke manier zich dat uit in de groei (of krimp) van bepaalde afdelingen of teams. Ook de momenten waarop collega’s met pensioen gaan of met langdurig verlof laat zich uitstekend plannen. Met een hiringplanning creëer je overzicht en de mogelijkheid tijdig de juiste acties te ondernemen op het gebied van werving.
Calculeer verloop in
Wat vaak onvoldoende wordt meegenomen in een hiringplanning, is het verloop van een organisatie. Als je een personeelsbestand van 100 mensen hebt en je verloop is doorgaans 11% (een gemiddeld percentage in Nederland), moet je met een beoogde groei van 10% geen 10 nieuwe mensen aannemen, maar 21. Houd daarnaast ook rekening met vergrijzing en de oudere personeelsleden die (vervroegd) met pensioen gaan, en tel dat bij het verloop op.
Hoe plan je goed vooruit?
Vaak beginnen organisaties 2 á 3 maanden voor de beoogde start van een nieuwe collega met de wervingsacties. Als het een onverwacht vertrek betreft, is dit vaak slechts 5 weken. In beide gevallen is dit veel te weinig tijd om een kwalitatieve werving te doen. Je hebt eerder 4 á 5 maanden nodig voordat iemand operationeel in je organisatie is. Misschien zelfs 6 maanden of langer! We leggen dit uit door terug te rekenen:
9. Collega is operationeel goed inzetbaar
8. Adequate onboarding van collega (min. 1 maand)
7. Eerste werkdag nieuwe collega
6. Opzegtermijn bij oude werkgever (1 a 2 kalendermaanden)
5. Contract aanbod en ondertekening
4. Sollicitatieproces (gesprekken, assesment en administratie: gem. 4 weken)
3. Eerste contact kandidaat (sollicitatie op vacature)
2. Verspreiding van vacature (gem. 4-6 weken)
1. Naamsbekendheid & Employer branding onder doelgroep manifesteren (min. 4 weken)
Wat hier niet in berekend is, is de kennisgeving vanuit de afdeling/hiringmanager zelf dat de behoefte is ontstaan (als deze niet voorzien was), het schrijven van de vacaturetekst en het inschakelen van derde partijen voor de werving (zoals w&s of detacheringbureau’s).
Als een nieuwe collega in juni operationeel moet zijn, kan je dus beter in december al starten met de voorbereidingen.
Als je te laat start: Ad hoc schakelen, hoge kosten en inleveren op kwaliteit
Helaas kennen we de gevolgen van het ontbreken van een goede hiringplanning maar al te goed. Het resulteert in stress, ad hoc schakelen, achter de feiten aanlopen, gehaaste recruitmentprocedures en het noodgedwongen inschakelen van dure bureaus.
In de praktijk blijkt dat de hieruit voortkomende hires van lagere kwaliteit zijn dan wanneer er minder druk op de situatie zit. Die gehaaste hires resulteren in een slechtere (cultural) fit, minder goede kennisoverdracht, meer druk/spanning op het huidige personeelsbestand, en dus weer een hoger verloop of zelfs meer uitval. Zo kom je in een vicieuze cirkel die de hele organisatie treft.
Als je het goed doet: Hogere kwaliteit personeel en kostenbesparing
Door vooruit te denken, je verloop te kennen, veranderingen te voorspellen en tijdig en adequaat te anticiperen kan je enorm veel winst boeken. Zowel op het gebied van stress voor het huidige personeelsbestand, als op kosten.
Hiringplanning: verhoog kwalitatieve hires
voor je functie(s), meer tijd steken in sollicitatieproces om een echte goede fit te vinden, meer aandacht in de onboarding/kennisoverdracht. Misschien kan je intern zelfs schuiven om de groei of werkplezier van huidige collega’s te vergroten. Deze investering heeft een positieve invloed op het personeelsverloop.
Daarnaast kan je een groter deel van de werving in eigen beheer houden en word je minder afhankelijk van externe recruitment organisaties. Dat bespaart een hoop geld. Een deel van deze besparing kan je weer investeren in de Employer Branding en de Candidate Journey van je organisatie.
Door een proactieve recruitment-aanpak kunnen de kosten met ruim 60% dalen.
Pak je voorsprong waar mogelijk
Er zijn verschillende plekken in het hiringproces waar je kunt versnellen of je voorsprong kan behalen. Naast een goede hiringplanning en overzicht kan je doorlopend inzetten op Naamsbekendheid en Employer branding onder verschillende talentdoelgroepen. Dan kan je je vacatures aan een ‘warme’ doelgroep tonen, op het moment dat ze relevant zijn. Ook kan je een talentpool bouwen en onderhouden waaruit je kunt ‘plukken’ wanneer nodig.
Middels een slim ATS kan je ook veel werkzaamheden in het sollicitatieproces versnellen of automatiseren. Tot slot is het altijd slim te investeren in retentie, want dat is altijd veel goedkoper (en comfortabeler) voor de hele organisatie.
Van reactief naar proactief recruitment?
Wij helpen je! Download nu gratis het template Hiringplanning voor 2025:
